Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Banten, Rabu (24/6/2026) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip berjumlah 512 arsip yang sudah lebih berumur lebih 15 tahun sebagai upaya penataan dan penyusutan arsip guna mewujudkan pengelolaan kearsipan yang efektif, efisien, tertib, dan akuntabel.
Kepala BKD Provinsi Banten, Ai Dewi Suzana menegaskan bahwa pemusnahan arsip tidak dilakukan secara sembarangan.
Menurutnya, setiap arsip harus terlebih dahulu melalui proses penilaian sesuai ketentuan yang berlaku sebelum ditetapkan untuk dimusnahkan.
“Tidak serta-merta arsip kita musnahkan. Yang perlu menjadi perhatian adalah dokumen pertanggungjawaban (SPJ) karena masih memiliki masa berlaku hingga 15 tahun ke belakang. Hal ini harus benar-benar diperhatikan dalam pengelolaan arsip,” katanya.
Ia menjelaskan, penyusutan arsip bertujuan agar ruang penyimpanan tidak dipenuhi dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna. Dengan demikian, gudang arsip dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan.
“Jangan sampai gudang arsip kita penuh dengan dokumen yang tidak lagi bermanfaat. Data kepegawaian yang kita miliki sangat banyak, termasuk arsip pegawai yang sudah pensiun. Untuk arsip yang sudah berbasis sistem tentu lebih mudah dikelola, sementara arsip manual perlu ditata dengan baik, apakah masih harus disimpan atau sudah dapat dimusnahkan sesuai ketentuan. Dengan begitu, penataan arsip di BKD menjadi lebih baik,” jelasnya.
Ai Dewi Suzana juga meminta seluruh pegawai memahami dan mengomunikasikan kebijakan kearsipan secara baik agar pengelolaan arsip di lingkungan BKD semakin tertata dan profesional.
Sementara itu, Sekretaris BKD Provinsi Banten, Riyanto, menjelaskan bahwa kegiatan pemusnahan 521 arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi.
“Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi, sehingga tercipta pengelolaan arsip yang efektif, efisien, tertib, dan akuntabel,” kata Riyanto.
Ia menambahkan, pelaksanaan kegiatan tersebut mengacu pada berbagai regulasi yang berlaku, antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan, Peraturan Gubernur Banten Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, serta Peraturan Gubernur Banten Nomor 16 Tahun 2025 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Menurut Riyanto, seluruh arsip yang dimusnahkan telah melalui proses penilaian, verifikasi, serta memperoleh persetujuan sesuai mekanisme yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.
“Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang telah melalui proses penilaian, verifikasi, dan memperoleh persetujuan sesuai ketentuan yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan metode penghancuran menggunakan mesin penghancur kertas,” ungkapnya.
Melalui kegiatan ini, BKD Provinsi Banten berharap pengelolaan arsip dapat semakin tertib, mendukung efisiensi kerja, serta menjamin ketersediaan arsip yang memiliki nilai guna bagi organisasi maupun pelayanan kepegawaian. (IN Rosyadi)
